PN090 - HYSBYSIAD PREIFATRWYDD ARCHIFAU GWENT
Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.
Maes Gwasanaeth CBST: |
Archifau Gwent |
Maes gwaith: |
Y Swyddfeydd Cyffredinol, Steelworks Road, Glyn Ebwy, NP23 6AA |
Manylion Cyswllt |
Lisa Snook, County Archivist, tel:01495 766261 enquiries@gwentarchives.gov.uk |
Enw Hysbysiad Preifatrwydd: |
Hysbysiad Preifatrwydd Archifau Gwent |
Rheolwr Data:
Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen
d/o Y Ganolfan Ddinesig
Pont-y-pŵl
NP4 6YB
Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod:
01495 762200
E-bost: dpa@torfaen.gov.uk
Mae’r gwasanaeth yn prosesu gwybodaeth bersonol i ddarparu, rheoli a gweinyddu’r Archif. Mae hyn yn cynnwys darparu:
- Mynediad at gasgliadau’r Archif
- Cyfleustra chwilio cofnodion ar gyfer unigolion yng nghatalogau’r Archifa, ac ystod o gymhorthion canfod unigolion ar y safle ac arlein
- Y Gwasanaeth Cadwraeth
- Y gwasanaeth Addysg penodol sy’n cyflwyno digwyddiadau a gweithgareddau, gwirfoddoli a phrofiad gwaith
- Cyngor i helpu i gyfoethogi ymchwil drwy fynediad at ein hadnoddau. Mae’r gwasanaeth Archifau yn cynnig cymorth i gynllunwyr, tirfeddianwyr, datblygwyr, ymgynghorwyr, ysgolion a phrifysgolion, grwpiau lleol ac aelodau’r cyhoedd yn gyffredinol.
1) Pwy sy'n darparu eich data i Archifau Gwent?
Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych er mwyn i ni allu cyflawni rôl gwasanaeth archifau awdurdod lleol.
Rydym hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan:
- Yr awdurdodau lleol a wasanaethir gan Archifau Gwent (Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, Cyngor Dinas Casnewydd, Cyngor Sir Fynwy)
- Gwasanaeth Iechyd Gwladol
- Gwasanaethau’r llys
- Y Gwasanaeth Ymgysylltu â'r Gymuned arbennig sy'n darparu digwyddiadau a gweithgareddau, gwasanaethau addysg, cyfleoedd i wirfoddoli a phrofiad gwaith
- Sefydliadau crefyddol
- Gwasanaeth Crwner Gwent
- Unigolion, busnesau a sefydliadau sy’n adneuo eu casgliadau gydag Archifau Gwent neu sy’n ystyried gwneud hynny
2) Sut mae Archifau Gwent yn casglu’r wybodaeth hon:
- Gellir casglu gwybodaeth ar ffurflenni perthnasol yn dibynnu ar natur eich ymholiad. Gellir cadw’r wybodaeth yn ddigidol neu fel copi caled.
- Gellir adneuo gwybodaeth gydag Archifau Gwent sy’n cynnwys manylion amdanoch chi, er ei bod wedi ei chasglu gan sefydliadau eraill
- Bydd gwybodaeth yn cael ei chasglu drwy gysylltiad personol ar y safle ac oddi ar y safle, drwy ebost, post arferol a chyfathrebu ar y ffôn.
3) Pa wybodaeth mae Archifau Gwent yn ei chasglu amdanoch chi?
Mae’r gwasanaeth yn prosesu gwybodaeth bersonol sy’n berthnasol i achosion unigol a all gynnwys, ond nad yw wedi ei chyfyngu i’r data personol canlynol:
- Gwybodaeth gyswllt – e.e.
- enw
- cyfeiriad
- rhif ffôn
- cyfeiriad ebost
- Gwybodaeth bersonol arall sydd ei hangen i ddarparu’r gwasanaeth sydd ei angen gan y defnyddiwr
- Gellir hefyd cynnwys gwybodaeth mewn ffeiliau adneuwr, a bydd hyn yn amrywio yn dibynnu ar y cofnodion sy’n cael eu hadneuo
4) Pam fod Archifau Gwent yn prosesu eich data personol?
O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:
(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.
- Mae angen hyn i ddibenion archifo, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol, neu ddibenion ystadegol
5) Categorïau Arbennig o ddata personol:
Er nad ydym yn gofyn i chi yn uniongyrchol i ddatgelu unrhyw ddata categori arbennig, gall eitemau a adneuir gynnwys y canlynol:
- data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
- data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
- data sy’n ymwneud ag iechyd
- data personol yn datgelu aelodaeth o undeb llafur
- data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn
- data personol yn datgelu barn wleidyddol
Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.
A
Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn Archifau Gwent o dan Erthygl 10 GDPR y DU.
6) Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?
Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.
Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau sydd wedi adneuo eich data. Gall y rhain gynnwys, ond nid ydynt wedi eu cyfyngu i:
- Cyd-wasanaeth Mabwysiadu De-ddwyrain Cymru
Gellid dychwelyd cofnodion i'r sefydliad gwreiddiol, neu'r olynydd, lle bo hynny'n briodol.
Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.
Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?
Na
7) Sut mae Archifau Gwent yn cadw eich data’n ddiogel?
Mae gennym strategaeth ddigidol ar waith i gwmpasu'r broses, a'r fethodoleg, mewn perthynas â diogelwch digidol. Mae hyn hefyd yn cynnwys cyfeiriad at ddarparwr TGCh Archifau Gwent, mewn perthynas â swyddogaethau penodol sy'n gyfrifoldeb ar y sefydliad hwnnw.
- Cypyrddau diogel y gellir eu cloi mewn adeilad diogel
- O fewn storfa ddiogel ar y rhwydwaith a ddarperir gan ddarparwr TGCh Archifau Gwent
Pan fo Archifau Gwent yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.
8) Am ba mor hir mae Archifau Gwent yn cadw eich data?
Bydd Archifau Gwent yn cadw eich data personol dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Serch hynny, mae amrywiol gyfnodau cadw eraill sy’n effeithio gwahanol fathau o wybdoaeth ac anghenion gwasanaeth ac mae’r rhain yn amrywio o flwyddyn i yn barhaol, yn dibynnu ar y math o wybodaeth.
9) Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?
Na
Eich hawliau
Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:
- Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
- Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
- Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
- Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
- Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
- Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
- Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
- Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Dr Lisa Snook, Archifau Gwent, Y Swyddfeydd Cyffredinol, Steelworks Road, Glyn Ebwy, Blaenau Gwent, NP23 6AA, ebost: enquiries@gwentarchives.gov.uk
Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH, Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk