PN090 -  HYSBYSIAD PREIFATRWYDD ARCHIFAU GWENT

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen yn ymrwymo i amddiffyn eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Bwriad yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â hynny a’r rhagofalon sy’n bodoli i’w amddiffyn.

 

Maes Gwasanaeth CBST:

Archifau Gwent

Maes gwaith:

Y Swyddfeydd Cyffredinol, Steelworks Road, Glyn Ebwy, NP23 6AA

Manylion Cyswllt

Lisa Snook, County Archivist, tel:01495 766261 enquiries@gwentarchives.gov.uk

Enw Hysbysiad Preifatrwydd:

Hysbysiad Preifatrwydd Archifau Gwent

Rheolwr Data:

Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen

d/o Y Ganolfan Ddinesig

Pont-y-pŵl

NP4 6YB

 

Os hoffech chi fynegi pryder ynglŷn â thrin eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data gan ddefnyddio’r manylion isod:

 

01495 762200

E-bost: dpa@torfaen.gov.uk

Mae’r gwasanaeth yn prosesu gwybodaeth bersonol i ddarparu, rheoli a gweinyddu’r Archif. Mae hyn yn cynnwys darparu:

 

  • Mynediad at gasgliadau’r Archif
  • Cyfleustra chwilio cofnodion ar gyfer unigolion yng nghatalogau’r Archifa, ac ystod o gymhorthion canfod unigolion ar y safle ac arlein
  • Y Gwasanaeth Cadwraeth
  • Y gwasanaeth Addysg penodol sy’n cyflwyno digwyddiadau a gweithgareddau, gwirfoddoli a phrofiad gwaith
  • Cyngor i helpu i gyfoethogi ymchwil drwy fynediad at ein hadnoddau. Mae’r gwasanaeth Archifau yn cynnig cymorth i gynllunwyr, tirfeddianwyr, datblygwyr, ymgynghorwyr, ysgolion a phrifysgolion, grwpiau lleol ac aelodau’r cyhoedd yn gyffredinol.

 

1)  Pwy sy'n darparu eich data i Archifau Gwent?

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei phrosesu yn cael ei darparu i ni'n uniongyrchol gennych er mwyn i ni allu cyflawni rôl gwasanaeth archifau awdurdod lleol.

Rydym hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol yn anuniongyrchol gan:

  • Yr awdurdodau lleol a wasanaethir gan Archifau Gwent (Cyngor Bwrdeistref Sirol Torfaen, Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent, Cyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, Cyngor Dinas Casnewydd, Cyngor Sir Fynwy)
  • Gwasanaeth Iechyd Gwladol
  • Gwasanaethau’r llys
  • Y Gwasanaeth Ymgysylltu â'r Gymuned arbennig sy'n darparu digwyddiadau a gweithgareddau, gwasanaethau addysg, cyfleoedd i wirfoddoli a phrofiad gwaith
  • Sefydliadau crefyddol
  • Gwasanaeth Crwner Gwent
  • Unigolion, busnesau a sefydliadau sy’n adneuo eu casgliadau gydag Archifau Gwent neu sy’n ystyried gwneud hynny

2)  Sut mae Archifau Gwent yn casglu’r wybodaeth hon:

  • Gellir casglu gwybodaeth ar ffurflenni perthnasol yn dibynnu ar natur eich ymholiad. Gellir cadw’r wybodaeth yn ddigidol neu fel copi caled.
  • Gellir adneuo gwybodaeth gydag Archifau Gwent sy’n cynnwys manylion amdanoch chi, er ei bod wedi ei chasglu gan sefydliadau eraill
  • Bydd gwybodaeth yn cael ei chasglu drwy gysylltiad personol ar y safle ac oddi ar y safle, drwy ebost, post arferol a chyfathrebu ar y ffôn.

 3)  Pa wybodaeth mae Archifau Gwent yn ei chasglu amdanoch chi?

 Mae’r gwasanaeth yn prosesu gwybodaeth bersonol sy’n berthnasol i achosion unigol a all     gynnwys, ond nad yw wedi ei chyfyngu i’r data personol canlynol:

  • Gwybodaeth gyswllt – e.e.
    • enw
    • cyfeiriad
    • rhif ffôn
    • cyfeiriad ebost
  • Gwybodaeth bersonol arall sydd ei hangen i ddarparu’r gwasanaeth sydd ei angen gan y defnyddiwr
  • Gellir hefyd cynnwys gwybodaeth mewn ffeiliau adneuwr, a bydd hyn yn amrywio yn dibynnu ar y cofnodion sy’n cael eu hadneuo

4)  Pam fod Archifau Gwent yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR), y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

(e) Rydyn ni ei hangen i gyflawni tasg gyhoeddus.

  • Mae angen hyn i ddibenion archifo, dibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol, neu ddibenion ystadegol

5)  Categorïau Arbennig o ddata personol:

Er nad ydym yn gofyn i chi yn uniongyrchol i ddatgelu unrhyw ddata categori arbennig, gall eitemau a adneuir gynnwys y canlynol:

  • data personol sy’n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig
  • data personol yn datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
  • data sy’n ymwneud ag iechyd
  • data personol yn datgelu aelodaeth o undeb llafur
  • data syn ymwneud â chyfeiriadedd rhywiol unigolyn
  • data personol yn datgelu barn wleidyddol

Rydym yn casglu hyn o dan Erthygl 9 GDPR y DU.

A

Pan fyddwn yn casglu data troseddol, bydd hyn yn cael ei brosesu o fewn Archifau Gwent o dan Erthygl 10 GDPR y DU.

6)  Pwy sydd yn cael defnyddio’ch data?

Bydd eich data’n cael ei rannu’n fewnol yn unig gyda’r staff priodol lle mae’n angenrheidiol ar gyfer perfformiad eu rolau.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu’n allanol gyda sefydliadau sydd wedi adneuo eich data. Gall y rhain gynnwys, ond nid ydynt wedi eu cyfyngu i:

  • Cyd-wasanaeth Mabwysiadu De-ddwyrain Cymru

Gellid dychwelyd cofnodion i'r sefydliad gwreiddiol, neu'r olynydd, lle bo hynny'n briodol.

Ar wahân i’r hyn a nodwyd yn flaenorol, nid ydym yn trosglwyddo eich manylion i drydydd partïon oni bai bod gofynion cyfreithlon i wneud hynny.

Ydy’r Data’n cael ei drosglwyddo y tu allan i’r DU?

Na

7)  Sut mae Archifau Gwent yn cadw eich data’n ddiogel?

Mae gennym strategaeth ddigidol ar waith i gwmpasu'r broses, a'r fethodoleg, mewn perthynas â diogelwch digidol.  Mae hyn hefyd yn cynnwys cyfeiriad at ddarparwr TGCh Archifau Gwent, mewn perthynas â swyddogaethau penodol sy'n gyfrifoldeb ar y sefydliad hwnnw.

  • Cypyrddau diogel y gellir eu cloi mewn adeilad diogel
  • O fewn storfa ddiogel ar y rhwydwaith a ddarperir gan ddarparwr TGCh Archifau Gwent

Pan fo Archifau Gwent yn cyflogi trydydd partïon i brosesu data personol ar ei ran, maen nhw’n gwneud hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Mae gan y trydydd partïon yma ddyletswydd cyfrinachedd hefyd ac mae’n rhaid iddyn nhw weithredu mesurau priodol i sicrhau diogelwch data.

8)  Am ba mor hir mae Archifau Gwent yn cadw eich data?

Bydd Archifau Gwent yn cadw eich data personol dim ond am y cyfnod sy'n angenrheidiol a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a safonau’r Awdurdod Lleol yn y maes hwn. Serch hynny, mae amrywiol gyfnodau cadw eraill sy’n effeithio gwahanol fathau o wybdoaeth ac anghenion gwasanaeth ac mae’r rhain yn amrywio o flwyddyn i yn barhaol, yn dibynnu ar y math o wybodaeth.

9)  Ydyn ni’n gwneud penderfyniadau awtomataidd/yn proffilio gyda’ch data?

Na

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau y gallwch eu harfer:

  • Mynediad - cael copi o’ch data ar gais
  • Cywiriad - mynnu bod y Cyngor yn newid data anghywir neu anghyflawn
  • Gwrthwynebu, Cyfyngu neu Ddileu - mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch ofyn i’r Cyngor ddileu neu beidio â phrosesu eich data, er enghraifft os nad yw’r data bellach yn angenrheidiol at ddibenion prosesu
  • Hygludedd data – cael derbyn a/neu drosglwyddo data a roddwyd i’r Cyngor i sefydliadau eraill (mae hyn yn berthnasol mewn amgylchiadau cyfyngedig)
  • Tynnu’ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (ble rhoddwyd caniatâd)
  • Gwybod canlyniadau eich bod yn methu â darparu data i’r Cyngor
  • Gwybod am fodolaeth unrhyw benderfyniadau awtomataidd, gan gynnwys proffilio a goblygiadau hyn i chi.
  • Hawl i gyflwyno cwyn i awdurdod goruchwylio (Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)

Os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau yma, cysylltwch os gwelwch yn dda â: Dr Lisa Snook, Archifau Gwent, Y Swyddfeydd Cyffredinol, Steelworks Road, Glyn Ebwy, Blaenau Gwent, NP23 6AA, ebost: enquiries@gwentarchives.gov.uk

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (Cymru), 2il Lawr, Tŷ Churchill, Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH,  Ffôn 0330 414 6421 neu e-bost at Wales@ico.org.uk